Zásady ochrany osobních údajů

1.1 Provozovatelem služby Felucia CRM je společnost EFIKU SOLUTIONS s.r.o., IČO: 29703972, se sídlem Výstavní 2224/8, 709 00 Ostrava (dále jen „Poskytovatel“ nebo „my“).

1.2 Ve vztahu k datům, která do Služby vkládá Uživatel (organizace používající Felucia CRM), vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů ve smyslu GDPR. Uživatel je správcem osobních údajů svých vlastních klientů, zaměstnanců a obchodních partnerů — je plně odpovědný za právní důvod a soulad zpracování s GDPR. Detail tohoto vztahu upravuje čl. 9 Všeobecných obchodních podmínek.

1.3 Tyto zásady popisují, jak s osobními údaji nakládáme jako zpracovatel dat Uživatelů a zároveň jako správce údajů o samotných uživatelských účtech (přihlašovací a fakturační údaje).

2.1 Údaje o uživatelském účtu — jméno, e-mail, hashované heslo, přiřazená organizace a role. Zde jsme správcem.

2.2 Data klientů, která do Služby vkládá Uživatel — jméno, telefon, e-mail, adresa, IČO/DIČ, a obchodní historie (obchodní případy, zakázky, servisní zakázky, vyúčtování). Zde jsme zpracovatelem, Uživatel je správcem.

2.3 Technická a provozní data — přihlašovací a auditní logy (kdo, kdy, jakou akci provedl — tabulka auditních záznamů), technická metadata (IP adresa u API požadavků kvůli rate-limitingu, chybové logy).

3.1 Údaje uživatelského účtu zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu (plnění smlouvy), účetní a auditní záznamy po dobu vyžadovanou zákonem.

3.2 Data klientů Uživatele zpracováváme po dobu, po kterou je Uživatel sám potřebuje a udržuje ve Službě — o rozsahu a délce rozhoduje Uživatel jako správce.

3.3 Klienta s navázanou obchodní historií (obchodní případ, zakázka, servisní zakázka, vyúčtování) nelze technicky smazat, protože účetní doklady mají zákonnou dobu uchování. Právo na výmaz se u takového klienta naplňuje anonymizací — jméno, kontakty, adresa a IČO/DIČ se nevratně nahradí anonymním záznamem, zatímco vazba na obchodní a účetní historii zůstává zachována. Klienta bez jakékoli navázané historie lze smazat rovnou.

3.4 Zálohy databáze pořizujeme denně a uchováváme 14 dní, včetně offsite kopie u externího úložiště. Zálohy slouží výhradně pro obnovu provozu po havárii — nejsou samostatným úložištěm osobních údajů a s běžnou rotací automaticky zanikají. Údaje anonymizované nebo smazané v produkční databázi se z již existujících záloh nemažou zvlášť — zaniknou až uplynutím retenční doby dané zálohy (nejdéle 14 dní od jejího pořízení).

4.1 Pokud jste klientem, zaměstnancem nebo obchodním partnerem některého Uživatele Felucia CRM (tedy osobou, jejíž údaje Uživatel vede v evidenci), máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, přenositelnost a za podmínek popsaných výše i na výmaz (viz 3.3).

4.2 Svá práva uplatňujte přímo u organizace, která vaše údaje vede a je jejich správcem (typicky firma, se kterou jste v obchodním vztahu) — ne u nás. My jako zpracovatel nemáme oprávnění rozhodovat o žádostech subjektů údajů namísto správce; můžeme správci poskytnout technickou součinnost (např. provést anonymizaci na jeho pokyn).

4.3 Pokud jste uživatelem účtu Felucia CRM (přihlašujete se do aplikace), ohledně údajů vašeho účtu (jméno, e-mail, fakturační údaje) nás můžete kontaktovat přímo — viz čl. 8 Kontakt.

5.1 Webhooky nastavené Uživatelem — v nastavení (/settings/api) si může Uživatel sám nakonfigurovat vlastní webhook endpoint. Pokud tak učiní, data z jeho organizace (včetně osobních údajů klientů — jméno, kontakt, adresa apod.) se při každé události odešlou na URL, kterou si Uživatel zadal. Volbu, zabezpečení a další nakládání s daty na cílovém endpointu má plně v rukou a plně za ně odpovídá Uživatel jako správce — my doručení pouze technicky zprostředkujeme (podepsaný HTTP požadavek) a neukládáme, co cílový server s daty dále dělá.

5.2 Platby — zpracování plateb předplatného zajišťuje Stripe, Inc. Platební údaje (číslo karty apod.) neprocházejí přes naši infrastrukturu, zpracovává je přímo Stripe.

5.3 AI asistent — pokud má organizace na svém plánu aktivovaný AI asistent a Uživatel jej použije, mohou být v rámci konverzace odeslány relevantní údaje z evidence (např. jméno klienta, předmět obchodního případu) do API poskytovatele Anthropic za účelem generování odpovědi. Funkce je volitelná a AI asistent se spouští jen na výslovnou akci uživatele.

6.1 Data jednotlivých organizací jsou od sebe odděleny na dvou úrovních — aplikační vrstvou i přímo v databázi (Row Level Security), takže i případná chyba v aplikační logice by neumožnila přístup k datům cizí organizace.

6.2 Veškerá komunikace probíhá šifrovaně přes TLS (HTTPS).

6.3 Infrastruktura běží na vlastním serveru (Hetzner, EU), nesdílíme databázi ani úložiště s jinými poskytovateli mimo výše uvedené subprocesory.

6.4 Přístup k produkční infrastruktuře mají pouze pověřené osoby Poskytovatele.

7.1 Pokud jako Uživatel potřebujete formální smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) pro doložení souladu s GDPR, jsme připraveni ji na vyžádání uzavřít — viz čl. 9.2 VOP.

7.2 Samoobslužné generování DPA v aplikaci zatím neposkytujeme; o smlouvu si prosím napište na kontaktní e-mail níže.

8.1 Ve věcech těchto zásad, žádostí ohledně údajů vašeho uživatelského účtu, nebo žádosti o DPA nás kontaktujte na info@efiku.cz.

8.2 Pokud jde o údaje, které o vás vede některá z organizací používajících Felucia CRM (jste jejím klientem, zaměstnancem apod.), obraťte se prosím přímo na tuto organizaci — viz bod 4.2.

8.3 Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat; aktuální znění je vždy dostupné na felucia.io/privacy.